V průměru až třetinu vašeho pracovního dne tvoří časové ztráty. Naučte se využívat váš čas efektivněji, stanovte si priority, věnujte se akutním potřebám i dlouhodobým cílům.Čas jsou peníze a tak není divu, že využíváním času v podnikání se zabývá celý jeden obor. Anglicky se nazývá time management, čili řízení nebo správa času. Je to velké umění, bez něj se však nelze stát umělcem v podnikání, či dokonce umělcem života. Naštěstí, můžete se ho rychle naučit, pokud budete dodržovat několik zásad.
Kde ztrácíte čas?
Zaprvé musíte zjistit, kde zbytečně ztrácíte čas. Pro každého má den čtyřiadvacet hodin. Ale ne všichni ho dokážeme stejně využít. Dokonce ani tentýž člověk nedokáže vždy stejně rychle a stejně kvalitně odvést stejnou práci. Někdy ji udělá řekněme za dvě hodiny, ale jindy jen za hodinu. Závisí to například na tom, zda spěchá nebo zda jej leccos při práci vyrušuje.
Ztráty času bývají podle odborníků time managementu obrovské. Často tvoří až třetinu dne. Obvykle ho ztrácíme po trošce, na základě mnoha zlozvyků, aniž bychom si to uvědomovali. Proto odborníci doporučují, abychom si během celého týdne dělali záznamy o skutečném využívání času. Záznamy je potřeba dělat každé půl hodiny. Je to sice otravné, ale jen podle toho zjistíte, jaké činnosti vám zabíraly kolik času, na co jste čas vůbec neměli a jestli jste dávali přednost skutečně důležitým věcem.
Stanovte si priority
Dokážete jen tak říct, co je pro vás v dané chvíli skutečně důležité? Výzkumy říkají, že to většina lidí nedokáže. Měli by si najít čas na zamyšlení a písemně si stanovit priority: které jsou důležité a které jsou naléhavé. Není to totéž. Naléhavé úkoly, například provedení určité práce pro zákazníka, nám doslova kladou nůž na krk. Pokud je neuděláme, okamžitě ztrácíme peníze nebo alespoň dobré jméno.
Mezi důležité věci patří záležitosti, kterým se musíme dlouhodobě věnovat a často je odsabotujeme zejména protože nedokážeme s časovou rezervou splnit naléhavé úkoly. Chtěli bychom se například učit cizímu jazyku, věnovat se rodině, kamarádům, sportu nebo procházkám v přírodě. V ustavičném shonu obvykle tyto záležitosti ze svého programu vyškrtneme. Musíme si však uvědomit, co tím ztrácíme. Pokud se nenaučíme anglicky, nebudeme moci sledovat zahraniční trendy a jednat se zahraničními obchodními partnery. Pokud se nebudeme věnovat rodině, hrozí, že se rozpadne. Pokud si nenajdeme čas na přátele, budeme se cítit osamoceni. A pokud si nenajdeme čas na zdravý způsob života, je velmi pravděpodobné, že brzy onemocníme. Tak si nejenže zkrátíme život, ale také způsobíme škody v podnikání.
Písemný plán
Ve svém diáři si zaznamenejte důležitost a naléhavost úkolů na nejbližší týden. Na důležité a naléhavé činnosti je potřeba si vymezit čas. Nedůležité, ale naléhavé činnosti je potřeba dát vyřídit jiným. Řekněme objednání restaurace, domluva schůzky s obchodním partnerem nebo zajištění kurzu. Nedůležitými a nenaléhavými činnostmi se nezabývejte. Například pasivní sledování televize si dovolíme jen s určitým časovým limitem nebo ho ze svého programu zcela vyškrtneme.
Základní plánovací jednotkou by neměl být den, ale týden, během kterého můžete vyvážit různé oblasti života. Nejen pracovní, ale i ty, které přinášejí uvolnění, obohacení a odpočinek. Čas, který strávíte v práci si neplánujte do poslední minuty, ale jen asi na 60 procent. Vždy musíme počítat i s nepředvídanými okolnostmi, aktuálními problémy nebo neočekávanými návštěvami. Určitý čas, řekněme hodinu, je potřeba naplánovat pro klidnou práci. To znamená vypnout mobilní telefon a požádat sekretářku, aby k vám nikoho nepouštěla.
Jak na to?
Nejprve je nutné vybavit složitější záležitosti, které vyžadují námahu a proto je často odkládáme. Musíme však překonat nechuť a udělat je tehdy, dokud ještě máme sílu. Rutinní činnost zvládnete i později, když jste již unaveni.
Osvědčuje se pravidlo sdružování příbuzných činností, například série telefonních hovorů, které je potřeba v ten den vyřídit. Důležité je také delegování činností: Pokud se vyskytne problém, nedovolte, aby od vás podřízený žádal radu nebo změnu příkazu, ale žádejte, aby sám navrhl řešení problému. Od začátku mu dejte najevo, že pokud bude chtít s vámi problém prodiskutovat, musí mít připravený návrh řešení. Všemu tomu, co vás obírá zbytečně o čas, je potřeba umět říci "ne". Je to jen jediné slovo, ale často si od vás vyžaduje velkou odvahu.
5 komentářů:
Hodně užitečný článek. Takové informace a tipy se celkem hodí. Závod s časem teď tak trochu řeší můj manžel. Potřeboval by totiž co nejrychleji zmodernizovat výrobu ve své firmě, ale pořád se to nějak protahuje. Teď například čekal skoro dva týdny na nový šroubový kompresor, který tam nutně potřeboval.
Tohle je věčný problém, také s tím zápasím. Už poměrně dlouho podnikám jako OSVČ. Ze začátku jsem s time managementem až takové problémy neměl, ale jak mám poslední dobou čím dál více zakázek, tak je to čím dál těžší. Dokonce to v současnosti vypadá tak, že se asi brzy nevyhnu založení s.r.o.
S nedostatkem času se peru už prakticky od vysoké školy. Prostě moc aktivit. Teď jsem se začal ještě věnovat a řešit bezpečnostní oplocení strojů a to taky něco zabere. Ale říkám si, že do třicítky prostě budu makat a od třicítky si budu užívat peníze a trochu změním směřování svého života. Více se uklidním. Tak snad to vyjde. Třicet je mi za tři měsíce. :)
Je pravda, že jako člověk, co podniká už nějakou dobu jsem si čím dál více vědom toho, jak důležité je umět rozumně nakládat s časem. Ne vždy je to ale jednoduché. Někdy si člověk prostě nedokáže najít čas i na obyčejné sjednání schůzky, což může být v určitých situacích opravdu problém.
Samozřejmě to záleží na konkrétní práci, ale ne vždy se vyplatí spěchat. Pamatuji si, že nedávno jsme měli u nás ve firmě takové období, kdy se nic nestíhalo. A vzhledem k tomu, že pracuji na rizikovém pracovišti, tak jsem díky tomu měl možnost sledovat jaké se tam díky tomu stávaly pracovní úrazy. Mně se to naštěstí vyhlo, dávám si pozor, ale někteří kolegové dali přednost rychlosti před svojí bezpečností.
Okomentovat